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Landesvorschriften und Landesrechtsprechung


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Vorschrift
Normgeber:Finanzministerium
Aktenzeichen:VI 1411
Erlassdatum:11.01.2017
Fassung vom:11.01.2017
Gültig ab:30.01.2017
Gültig bis:31.12.2021
Quelle:Wappen Schleswig-Holstein
Gliederungs-Nr:2006.51
Normen:§ 3 GMSHG, § 6 SHVgVO
Fundstelle:Amtsbl SH 2017, 246
Landesbeschaffungsordnung Schleswig-Holstein

Landesbeschaffungsordnung Schleswig-Holstein



Gl.Nr. 2006.51



Fundstelle: Amtsbl. Schl.-H. 2017 Nr. 5, S. 246



Bekanntmachung des Finanzministeriums
vom 11. Januar 2017 – VI 1411 –





1


Diese Landesbeschaffungsordnung gilt für die Landesbehörden des Landes Schleswig-Holstein.


Die folgenden Regeln gelten für die Vergabe von Aufträgen durch die Landesverwaltung über Leistungen (Lieferungen und Dienstleistungen sowie Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden). Die nachfolgenden Regeln gelten hingegen nicht für Bauleistungen, die unter die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – VOB – fallen.


2


2.1
Bedarfe des Landes


Unter Bedarfe sind sämtliche Lieferungen und Leistungen zu verstehen, die für Bedarfsstellen (Nummer 2.3) des Landes Schleswig-Holstein zu beschaffen sind.


2.2
Beschaffungsstellen sind die Zentrale Beschaffungsstelle der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein A.ö.R. (GMSH) und die Zentrale IT-Beschaffungsstelle bei Dataport (Nummer 2.2.1) sowie in Ausnahmefällen die fachlich zuständigen Behörden (Nummer 2.2.2).


2.2.1
Zentrale Beschaffungsstelle ist die zuständige Organisationseinheit der GMSH. Zentrale Beschaffungsstelle für IT-Bedarfe ist die zuständige Organisationseinheit von Dataport.


2.2.2
Mit Zustimmung des Finanzministeriums kann bei Vorliegen besonderer Gründe die Beschaffung bestimmter Bedarfe (insbesondere sicherheitssignifikante Güter, zeitkritische Beschaffungen und Artikel, die der Geheimhaltung unterliegen) von der zentralen Beschaffung ausgenommen werden (vergleiche Anlage 2 – Ausnahmen von der zentralen Beschaffung nach Ziffer 2.2.2 der Landesbeschaffungsordnung, Teil II, Ziffer 16). Eine generelle Ausnahme vom Gebot der zentralen Beschaffung besteht in den in der Anlage 2 Teil II genannten Fällen. Die Beschaffungen nach den Sätzen 1 und 2 sind von den jeweils fachlich zuständigen Behörden vorzunehmen.


2.3
Bedarfsstellen sind die mittelbewirtschaftenden Dienststellen, die für sich und den ihnen nachgeordneten Bereich (Verwendungsstellen) zur Erfüllung ihrer Aufgaben Lieferungen und Leistungen benötigen.


3


Die GMSH nimmt gemäß § 3 Abs. 3 Nr. 1 des Gesetzes zur Errichtung der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSHG) nach Maßgabe gesonderter Vereinbarungen für sämtliche Landesbehörden (Bedarfsstellen) die für deren Geschäftsbetrieb notwendigen Beschaffungen vor. Die Zentrale Beschaffungsstelle (Nummer 2.2.1) ist damit zuständig für die Beschaffung sämtlicher Bedarfe für alle Bedarfsstellen des Landes, soweit das Finanzministerium keine Ausnahmen genehmigt (vergleiche Nummer 2.2.2). Weiterhin ist sie für den Betrieb und die Weiterentwicklung der elektronischen Vergabe (e-Vergabe) aller Ausschreibungsverfahren des Landes Schleswig-Holstein zuständig, soweit diese ihre Zuständigkeit als zentrale Beschaffungsstelle (Nummer 2.2.1) berühren.


Abweichend hiervon ist Dataport als Zentrale Beschaffungsstelle für IT-Bedarf (Nummer 2.2.1) zuständig für alle Beschaffungen und Vergaben im Bereich der IT und der Chief Information Officer (CIO) für die Genehmigung von Ausnahmen (vergleiche Nummer 2.2.2).


4


Die Zentrale Beschaffungsstelle der GMSH hat in Zusammenarbeit mit den Ressorts für das Beschaffungswesen Artikelkataloge über den zu beschaffenden standardisierten Verwaltungsbedarf erstellt und den Bedarfsstellen mittels Einstellung in die GMSH-Online-Shops bekanntgegeben. Sie werden im Einvernehmen mit den Ressorts ständig weiterentwickelt, wenn wirtschaftliche, technische, sozial-ökologische oder dienstliche Gründe dies erfordern.


Analog gilt dies für Dataport. Die Rolle der Koordinatorinnen/Koordinatoren übernimmt dort das Zentrale IT-Management (ZIT SH) als Controllingstelle für IT-Beschaffungen.


5


Jede Beschaffungsstelle nach Nummer 2.2 führt eine Bewerber- und Lieferantendatei, in der zumindest Informationen über die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der möglichen Auftragnehmer zu vermerken sind. Sie sind zur laufenden Marktbeobachtung verpflichtet. Ihnen obliegt insbesondere die


a)
Beratung der Bedarfsstellen,


b)
Vergabe von Lieferungen und Leistungen nach den hierfür geltenden Vergabe- und Vertragsordnungen, Rechts- und Verwaltungsvorschriften einschließlich sozialer, ökologischer, innovativer und wirtschaftspolitischer Gesichtspunkte,


c)
Mitwirkung bei der Geltendmachung von Ansprüchen aus Lieferungen und Leistungen. Werden von der Bedarfsstelle festgestellte Mängel innerhalb eines festgesetzten Zeitraumes durch den Lieferanten bzw. Leistungserbringer nicht behoben, ist die jeweilige Beschaffungsstelle unter Vorlage des Vorgangs zu unterrichten.


Die Beschaffungsstellen sorgen für den erforderlichen Informationsaustausch um sicherzustellen, dass Erkenntnisse einer Beschaffungsstelle in die Entscheidungsfindung anderer Beschaffungsstellen einfließen können.


6


6.1
Es dürfen nur solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verpflichtungserklärungen für die Beschaffungsstellen abgeben, die hierzu ermächtigt worden sind.


6.2
Preise, Vergütungen sowie allgemeine technische Bedingungen für Lieferungen und Leistungen, die in Vergabeverfahren oder aufgrund von Rechnungen den Beschäftigten der Beschaffungs- und Bedarfsstellen bekannt werden, sind vertraulich zu behandeln, soweit die schutzwürdigen Interessen der Anbieter zu wahren sind.


6.3
Beschaffungen werden von der GMSH und von Dataport im eigenen Namen getätigt, soweit diese Beschaffungsstellen nicht aufgrund einer gesonderten Vereinbarung im Namen und für Rechnung der Bedarfsstellen tätig werden. Im Übrigen dürfen Beschaffungen nur auf Grund entsprechender Bestellung und für Rechnung von Bedarfsstellen ausgeführt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Landesverwaltung und der Zentralen Beschaffungsstellen ist es nicht gestattet, die behördlichen Beschaffungseinrichtungen und Beschaffungsvorteile für ihren Privatgebrauch in Anspruch zu nehmen; insbesondere ist es untersagt, sich bei der Deckung persönlichen Bedarfs auf Preise zu berufen, die mit Beschaffungsstellen nach Nummer 2.2 vereinbart sind.


7


Die Beschaffungsstellen nach Nummer 2.2 sind regelmäßig zu überprüfen (Revisionsprüfungen). Die zuständigen Einrichtungen schaffen für ihren Geschäftsbereich die hierfür erforderlichen Rahmenbedingungen und regeln die Prüftätigkeit in einer Richtlinie. Wer mit der Aufgabe der Revisionsprüfung zu betrauen ist, wird im Rahmen der Organisationshoheit entschieden.


8


Die Vergabe öffentlicher Aufträge ist wegen ihrer Finanzwirksamkeit in besonderem Maße den Angriffen korruptiver und anderer gesetzwidriger Handlungen ausgesetzt. Besonderes Augenmerk ist daher auf die Korrektheit des Vergabeverfahrens, der Unterlagen und der Dokumentation zu richten.


Zur Korruptionsprävention sind insbesondere folgende Grundsätze einzuhalten:


grundsätzlich ist zwischen Bedarfsstelle und Beschaffungsstelle zu trennen;


Dienst- und Fachaufsicht sind besonders intensiv und sorgfältig wahrzunehmen;


Nebentätigkeitsgenehmigungen sind zu versagen, wenn zu besorgen ist, dass durch die Nebentätigkeiten dienstliche Interessen beeinträchtigt werden;


Vergabevorschriften sind genau zu beachten. Die Vorgehensweise im Beschaffungsfall ist schriftlich zu dokumentieren. Die Unterschriftsbefugnis ist zu regeln;


an Ausschreibungen und insbesondere an der Zuschlagserteilung ist jeweils eine weitere Mitarbeiterin oder ein weiterer Mitarbeiter zu beteiligen, die oder der an der Ausschreibung nicht mitgewirkt hat;


Angebote sind rechnerisch zu prüfen;


Angebote sind mit Eingangsvermerk (Namenszeichen und Datum) zu versehen und bis zum Zeitpunkt der Öffnung unter Verschluss zu halten. Die Öffnung erfolgt durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers, die nicht an der Vergabe beteiligt sind. Sie ist zu dokumentieren;


Angebote mit einem Gesamtvolumen über 5.000 € sind von mindestens einer weiteren Mitarbeiterin oder einem weiteren Mitarbeiter rechnerisch zu prüfen;


Vergaben sind nach Auftragsvolumen und Auftragnehmer statistisch zu erfassen.


9


9.1
Bei der Beschaffung sind die Regelungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes Schleswig-Holstein (TTG) – einschließlich der entsprechenden Anwendungshinweise des Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie (MWAVT) – der Schleswig-Holsteinischen Vergabeverordnung (SHVgVO) und des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in den jeweiligen Fassungen zu beachten. Soweit in den vorgenannten Normen nicht bereits geregelt, soll die Beschaffung nach ökologischen Gesichtspunkten und den Grundsätzen des fairen Handels erfolgen.


9.2
Konkretisierend zu § 6 der SHVgVO zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen werden die Erklärungen entsprechend Formblatt 3 der Anwendungshinweise des MWAVT nur von der/dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieterin/Bieter abgefordert.


9.3
Sofern in einer Produktgruppe das Umweltzeichen „blauer Engel“ oder ein Umweltzeichen mit entsprechenden Standards vergeben wird, sollen möglichst nur Produkte, die mit einem solchen Umweltzeichen ausgezeichnet sind oder Produkte, die den Anforderungen dieser Umweltzeichen entsprechen, beschafft werden. Über die Anwendbarkeit von nicht unmittelbar geltenden Regelungen des Bundes zur ökologischen Beschaffung entscheidet das Finanzministerium im Benehmen mit dem MELUR und dem MWAVT. Die Bekanntgabe der Anwendbarkeit der bundesgesetzlichen Regelung erfolgt durch das Finanzministerium.


9.4
Die Beschaffungsstellen arbeiten in allen ökologischen Fragen der Beschaffung eng mit dem Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt und ländliche Räume (MELUR) zusammen.


9.5
Bei der Beschaffung sind auch Aspekte der energieeffizientesten Systemlösung zu prüfen. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sind neben den Anschaffungskosten auch die voraussichtlichen Betriebskosten über die Nutzungsdauer – vor allem die Kosten für den Energieverbrauch – sowie die Entsorgungskosten unter Beachtung der Abfallhierarchie gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz zu berücksichtigen. Bei Beschaffungen mit einem Gesamtvolumen von 500,0 T€ und höher ist das MELUR zu beteiligen.


10


Vergabevorgänge sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in dem das Vergabeverfahren abgeschlossen wird.


11


Alle Bedarfsstellen (Nummer 2.3) sind verpflichtet, alle Bedarfe über die Zentralen Beschaffungsstellen (Nummer 2.2.1) zu beschaffen, es sei denn, es liegen die Voraussetzungen der Ziffer 2.2.2 vor.


Ausgenommen sind Bedarfe, die durch Werkbetriebe der Justizvollzugsanstalten des Landes selbst erbracht oder hergestellt werden, wenn dies die wirtschaftlichste Art der Beschaffung darstellt.


12


Das Finanzministerium hat mit der GMSH sowie Dataport Beschaffungsverträge abgeschlossen. Einzelheiten zum Verhältnis zwischen den Zentralen Beschaffungsstellen und den Bedarfsstellen sind in den Verträgen geregelt.


13


Diese Landesbeschaffungsordnung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ist bis zum 31. Dezember 2021 befristet. Die Landesbeschaffungsordnung vom 13. Dezember 2016 (Amtsbl. Schl.-H. S. 1841)*) hebe ich auf.


Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Erklärung zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit

Anlage 2: Ausnahmen von der zentralen Beschaffung nach Ziffer 2.2.2 der Landesbeschaffungsordnung

 


Abkürzung Fundstelle Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie immer auf die gültige Fassung der Vorschrift verlinken möchten:
http://www.gesetze-rechtsprechung.sh.juris.de/jportal/?quelle=jlink&query=VVSH-2006.51-FM-20170111-SF&psml=bsshoprod.psml&max=true