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Vorschrift
Normgeber:Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung
Aktenzeichen:V 327
Erlassdatum:21.01.2020
Fassung vom:21.01.2020
Gültig ab:22.05.2019
Quelle:Wappen Schleswig-Holstein
Gliederungs-Nr:2030.60
Normen:32016R0679, § 50 BeamtStG, § 85 LBG, § 7 LDSG, § 57 MBG Schl.-H. ... mehr
Fundstelle:Amtsbl SH 2020, 146
Vereinbarung mit den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften nach § 59 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Personalräte (Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein – MBG Schl.-H.) über das IT-Verfahren PERMIS-V-neu

Vereinbarung mit den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften
nach § 59 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Personalräte
(Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein – MBG Schl.-H.)
über das IT-Verfahren PERMIS-V-neu



Gl.Nr. 2030.60



Fundstelle: Amtsbl. Schl.-H. 2020 Nr.8, S. 146



Bekanntmachung des Ministeriums für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung
vom 21. Januar 2020 – V 327 -





Vereinbarung mit den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften
nach § 59 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Personalräte
(Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein – MBG Schl.-H.) vom 11. Dezember 1990
(GVOBl. Schl.-H. S. 577), zuletzt geändert durch Gesetz
vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162),

zwischen



dem Land Schleswig-Holstein vertreten durch das Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung – Zentrales IT-Management –



einerseits



und



dem Deutschen Gewerkschaftsbund – Bezirk Nord –
und
dem dbb beamtenbund und tarifunion e.V.
– Landesbund Schleswig-Holstein –

andererseits



über das IT-Verfahren PERMIS-V-neu.



§ 1
Gegenstand



Gegenstand dieser Vereinbarung ist der Einsatz des IT-gestützten Personal-Verwaltungs-Systems (PERMIS-V-neu) in den personal- und stellenverwaltenden Behörden und Dienststellen in der schleswig-holsteinischen Landesverwaltung bis zur vollständigen Produktivsetzung des im Bereich der Landesverwaltung eingesetzten automatisierten Personalmanagementverfahrens „KoPers“.



Soweit das IT-Verfahren PERMIS-V-neu auch über diesen Zeitpunkt hinaus noch zu Zwecken der Qualitätssicherung der Migration nach KoPers zur Verfügung stehen muss, ist dieses ebenfalls Gegenstand dieser Vereinbarung. Dieser Zeitraum beträgt längstens ein Jahr. Dies gilt analog auch für Teilbestände von PERMIS-V-neu.



§ 2
Geltungsbereich



Diese Vereinbarung einschließlich ihrer Anlagen gilt für alle PERMIS-V-neu nutzenden Behörden und Dienststellen in der schleswig-holsteinischen Landesverwaltung.



Sie gilt entsprechend für die Landtagsverwaltung und den Landesrechnungshof, wenn deren Präsidentinnen oder Präsidenten ihr Einvernehmen nach § 59 Abs. 4 des Mitbestimmungsgesetzes Schleswig-Holstein erklärt haben.



§ 3
Verfahrensumfang



PERMIS-V-neu dient zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach § 85 Landesbeamtengesetz.



Mit PERMIS-V-neu dürfen nur die in Anlage 1 dieser Vereinbarung abschließend beschriebenen Datenkategorien und Daten verarbeitet werden. Mit PERMIS-V-neu werden insbesondere keine Personalaktendaten gemäß § 50 Beamtenstatusgesetz verarbeitet.



Der Verfahrensumfang von PERMIS-V-neu einschließlich der zulässigen Standardauswertungen ist in Anlage 2 dieser Vereinbarung enthalten.



§ 4
Zuständigkeiten



PERMIS-V-neu ist ein gemeinsames Verfahren gemäß Artikel 26 Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und Rates (Datenschutz-Grundverordnung – EU DSGVO) i.V.m. § 7 Schleswig-Holsteinisches Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Landesdatenschutzgesetz - LDSG).



Gemäß der Landesverordnung über die zentrale Stelle ist die für das Zentrale IT-Management zuständige oberste Landesbehörde zentrale Stelle für PERMIS-V-neu. Die Landesverordnung regelt auch die Zuständigkeit der zentralen Stelle PERMIS-Vneu. Die Aufgaben der zentralen Stelle werden im Zentralen IT-Management SH durch die IT-Verantwortung (ITV) PERMIS-V-neu wahrgenommen.



Die ITV PERMIS-V-neu beauftragt Dataport als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 EU DSGVO mit PERMIS-V-neu.



Beteiligte Stellen sind gemäß der Landesverordnung diejenigen Landesbehörden und ihre zugeordneten Ämter und nachgeordneten Behörden, die PERMIS-V-neu jeweils nutzen. Beteiligte Stellen für PERMIS-V-neu sind insbesondere die personalverwaltenden Stellen (PVS).



Die PVS sind für die Informationspflichten gemäß Artikel 26 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 13 und 14 EU DSGVO zuständig. Sie können dabei insbesondere auf diese Vereinbarung und ihre Anlagen verweisen.



§ 5
Rechte und Rollen, Dokumentation



Die PVS gewährleisten, dass die Zugriffsberechtigungen und die Rechte für Standard-Auswertungen in PERMIS-V-neu dem Grundsatz der getrennten Verarbeitung von Daten unterschiedlicher Zwecke entsprechen.



Die Vergabe, Änderung und Löschung von Zugriffsberechtigungen sind durch die PVS gesondert zu dokumentieren. Die Dokumentation ist der ITV PERMIS-V-neu zugänglich zu machen.



§ 6
Ad-hoc-Auswertungen



Soweit über die Standard-Auswertungen hinaus Ad-hoc-Auswertungen erforderlich sind, fordert eine oder mehrere PVS gemeinsam diese bei der ITV PERMIS-V-neu an. Auch Ad-hoc-Auswertungen sind nur im Rahmen der Zweckbindung von PERMIS-V-neu zulässig. Die Vertretungen von Personalinteressen (Personalvertretungen, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte) werden von anfordernden PVSn beteiligt.



Als Ad-hoc-Auswertung gelten auch die Datenexporte an KoPers auf deren Anforderung, die für Migration von PERMIS-V-neu nach KoPers einschließlich deren Vorbereitung erforderlich sind.



Ad-hoc-Auswertungen aus PERMIS-V-neu sind nur im Auftrag der ITV Permis-V-neu zulässig. Die Ergebnisse einer Ad-hoc-Auswertung werden von Dataport der anfordernden PVS unmittelbar auf einem sicheren Übermittlungsweg zur Verfügung gestellt. Ein sicherer Übermittlungsweg ist insbesondere das Landesnetz. Einer zusätzlichen Verschlüsselung bedarf es bei der Übermittlung nicht.



Die ITV PERMIS-V-neu wird von Dataport über die Lieferung des Ergebnisses der Ad-hoc-Auswertung informiert.



Alle Anforderungen und Durchführungen von Adhoc-Auswertungen sind durch die ITV PERMIS-Vneu zu dokumentieren. Die Dokumentation kann in ausschließlich elektronischen Akten erfolgen und muss mindestens enthalten:



anfordernde und empfangende PVS der Ad-hoc-Auswertung,


Inhalt und Zweckbestimmung einschließlich der vorgesehenen Speicherung der Ad-hoc-Auswertung,


Datum und Uhrzeit der Durchführung der Auswertung,


Name und Benutzer-Kennung der oder des Durchführenden und


verwendete Abfrage-Kriterien.


Die Dokumentationspflicht gilt insbesondere auch für die Datenexporte aus PERMIS-V-neu im Rahmen der Migration nach KoPers.



Den zuständigen Vertretungen von Personalinteressen und den Vereinbarungspartnern ist Einsicht in diese Dokumentation zu gewähren.



§ 7
Ergebnisse von Auswertungen aus PERMIS-V-neu



Auswertungen sind Standard-Auswertungen und Ad-hoc-Auswertungen.



Die Verarbeitung1) der Ergebnisse von Auswertungen (Dateispeicherung, nur außerhalb von PERMIS-V-neu möglich) ist nur zweckgebunden und nur im unbedingt erforderlichen, zeitlich eng zu begrenzenden Rahmen zulässig.



Soweit Ergebnisse von Auswertungen aus PERMIS-V-neu zu verakten sind, gelten für ihre Speicherung die Aufbewahrungsfristen der Akte, in der sie enthalten sind.



Weitere Einzelheiten zu Auswertungen können in örtlichen Vereinbarungen gemäß § 57 MBG Schl.-H. geregelt werden.



§ 8
Protokollierung in PERMIS-V-neu



Die Protokollierung bei der Verarbeitung von Daten im Verfahren PERMIS-V-neu umfasst folgende Punkte:



wer (Authentifizierung),


wann (Zeitstempel),


welche Aktivität (speichern, löschen, auswerten),


an welchen Daten


vorgenommen hat.



Die Protokolldateien sind stichprobenartig mindestens einmal jährlich durch die ITV – PERMIS-V-neu unter möglicher Beteiligung des behördlichen Datenschutzes zu prüfen. Entsprechend der datenschutzrechtlichen Prinzipien sind diese Protokolldateien nach einer Frist von einem Jahr seit Entstehen und möglichst automatisiert zu löschen.



§ 9
Änderungen am IT-Verfahren



Entsprechend den Grundsätzen der Zusammenarbeit gemäß MBG Schl.-H. informiert das Land die Spitzenorganisationen der Gewerkschaften regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, über den Sachstand und über eventuelle Änderungsbedarfe von PERMIS-V-neu.



Vor beabsichtigten, wesentlichen Änderungen von PERMIS-V-neu, insbesondere wenn diese einen eigenständigen inhaltlichen Gehalt haben hinsichtlich



Umfang und Art der Verarbeitung mitarbeiterbezogener Datenkategorien und Daten,


Anpassungen der Anlagen dieser Vereinbarung,


informiert das Land die Spitzenorganisationen der Gewerkschaften so rechtzeitig, dass diese noch Einfluss auf die Änderungen nehmen können.



Die Spitzenorganisationen der Gewerkschaften erhalten Gelegenheit, sich binnen vier Wochen nach Zugang der Information zu der beabsichtigten, wesentlichen Änderung zu äußern.



Wenn sich innerhalb dieser Frist keine der Spitzenorganisationen der Gewerkschaften zu der beabsichtigten Änderung äußert, gilt die Zustimmung als erteilt.



Andernfalls nehmen die Vereinbarungspartner Verhandlungen auf.



§ 10
Schlussbestimmungen



Diese Vereinbarung tritt am Tage ihrer Unterzeichnung in Kraft.



Mit dieser Vereinbarung wird zum Zeitpunkt der vollständigen Überführung von PERMIS-V nach PERMIS-V-neu die Vereinbarung nach § 59 des Mitbestimmungsgesetzes (MBG) vom 16. Juni 1998 (Amtsbl. Schl.-H. S. 370)2) betreffend Richtlinie zum Einsatz eines IT-gestützten Personal-Verwaltungs-Systems (PVS-Richtlinie) aufgehoben. Das Land informiert die Vereinbarungspartner über diesen Zeitpunkt.



Diese Vereinbarung wird im Amtsblatt und im Internet sowie im Extranet der öffentlichen Verwaltung Schleswig-Holstein (SHIP) veröffentlicht.



Änderungen dieser Vereinbarung werden mindestens im Internet und im SHIP veröffentlicht.



Diese Vereinbarung kann von beiden Seiten mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Die Vereinbarungspartner verpflichten sich, bei Dissens über die Auslegung oder Umsetzung dieser Vereinbarung oder einer möglichen Kündigung unverzüglich Gespräche mit dem Ziel einer sachgerechten Einigung aufzunehmen.





Kiel, 22. Mai 2019



Für das
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft,
Umwelt, Natur und Digitalisierung
– Zentrales IT-Management –
gez. Tobias Goldschmidt
Staatssekretär



Für den
Deutschen Gewerkschaftsbund
– Bezirk Nord –
gez. Olaf Schwede



Für den
dbb beamtenbund und tarifunion e.V.
- Landesbund Schleswig-Holstein -
gez. Kai Tellkamp






Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: PERMIS-V-neu, Datenkategorien und Daten

Anlage 2: PERMIS-V-neu, Verfahrensumfang einschließlich der zulässigen Standardauswertungen

 


Abkürzung Fundstelle Diesen Link können Sie kopieren und verwenden, wenn Sie immer auf die gültige Fassung der Vorschrift verlinken möchten:
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