§ 3
Anforderungen an elektronische Dokumente und deren Übermittlung
(1) Ein elektronisches Dokument ist, soweit kein Fall des § 12 Absatz 2 Satz 2 Halbsatz 1 des Handelsgesetzbuches vorliegt, entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß Artikel 28 der Verordnung (EU) Nummer 910/20141 zu versehen oder auf einem sicheren Übermittlungsweg gemäß § 130a Absatz 4 Nummer 2 bis 4 Zivilprozessordnung an die in § 2 bezeichneten Postfächer zu übermitteln. § 137 der Grundbuchordnung bleibt unberührt.
(2) Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung des Gerichts geeignet sein. Das elektronische Dokument ist, soweit technisch möglich, in durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 4 Nummer 2 bekanntgemachten Versionen entsprechen. Nähere Bestimmungen zu den Höchstgrenzen für die Anzahl und das Volumen elektronischer Dokumente werden nach § 4 Nummer 5 bekannt gemacht.
(3) Der Dateiname eines elektronischen Dokuments soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben.
(4) Dem elektronischen Dokument soll ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden, der den nach § 4 Nummer 3 bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht und mindestens enthält:
- 1.
die Bezeichnung des Grundbuchamts oder Gerichts,
- 2.
in Grundbuchsachen den Grundbuchbezirk und das Grundbuchblatt, in Registersachen, sofern bekannt, das Aktenzeichen des Verfahrens,
- 3.
die Bezeichnung der Beteiligten und
- 4.
die Bezeichnung der eingereichten Dokumente.
Im Falle der Übermittlung eines elektronischen Dokuments durch einen Notar in Grundbuchsachen und Angelegenheiten nach der Schiffsregisterordnung ist die Beifügung des in Satz 1 bezeichneten Datensatzes verpflichtend. Satz 1 gilt nicht für Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A 3 aufweisen. § 137 Absatz 1 Satz 3 der Grundbuchordnung bleibt unberührt.
(5) Elektronische Dokumente, die einem der in Absatz 2 genannten Dateiformate in der nach § 4 Nummer 2 bekannt gemachten Version entsprechen, können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten. Beim Einsatz von Dokumentsignaturen muss sich die Signatur auf das jeweilige Dokument beziehen. Eine Signatur ausschließlich der ZIP-Datei ist nicht zulässig. Die ZIP-Datei darf zusätzlich signiert werden.